- om god forvaltningsskik i stat og kommune |
Indledning
I disse år er de offentlige ydelser og den offentlige sagsbehandling
til debat. |
Retsregler for sagsbehandling
Der findes i forvaltningsloven en række vigtige regler om, hvordan
offentlige myndigheder skal behandle sager. Loven indeholder bl.a. regler
om myndighedernes pligt til at vejlede borgerne og om parters adgang til
aktindsigt, partshøring, begrundelse og klagevejledning. En offentlig myndighed har pligt til at efterleve disse regler. Hvis reglerne ikke overholdes, kan det betyde, at klagemyndigheden eller domstolene når frem til, at afgørelsen er ugyldig og derfor ikke får retsvirkninger. God forvaltningsskikUd over de egentlige retsregler for sagsbehandlingen gælder der en
række principper for god forvaltningsskik. Der kan være glidende overgange
mellem retsregler og god forvaltningsskik. Principperne for god
forvaltningsskik har navnlig udviklet sig på grundlag af udtalelser fra
Folketingets Ombudsmand. En offentlig myndighed bør naturligvis følge principperne for god
forvaltningsskik. Manglende overholdelse betyder dog ikke, at en afgørelse
bliver ugyldig, men det vil kunne give anledning til kritik.
| ||
Principper
Her beskrives en række principper for god forvaltningsskik. Gennemgangen er ikke udtømmende - og principperne er kun beskrevet i hovedtræk. Enkel og hurtig sagsbehandlingSager, der behandles af offentlige myndigheder, bør behandles så enkelt og hurtigt som muligt. SagsbehandlingstidEn offentlig myndighed har pligt til at behandle sager så hurtigt, som
forholdene tillader det. Sagsbehandlingen skal derfor tilrettelægges
sådan, at sagerne kan ekspederes uden unødvendige forsinkelser. Der må
desuden tages særlige hensyn, hvis det er af væsentlig økonomisk betydning
for en borger, at sagen afgøres hurtigt. Bl.a. for at sikre en hurtig og sikker sagsbehandling bør en offentlig
myndighed have effektive journalsystemer. Sagsbehandlingen bør tilrettelægges, så der ikke kan opstå tvivl om, hvor langt sagen er kommet - eller hvad der i øvrigt er sket i sagen.
Myndighederne bør altid gøre notat om alle væsentlige ekspeditioner i en sag. Det gælder dog kun, hvis ekspeditionerne ikke fremgår af brevvekslingen i sagen eller af sagens dokumenter i øvrigt. | ||
Høflig og hensynsfuld optræden
Offentlige myndigheder skal optræde høfligt og hensynsfuldt over for
borgerne. Det betyder bl.a., at myndigheden skal udvise den fornødne
diskretion. Breve og afgørelser fra en offentlig myndighed til en borger bør være
formuleret i et sprog, der er let at læse og forstå. Sproget bør samtidig
virke venligt og hensynsfuldt, og må ikke kunne opfattes som krænkende
eller nedladende over for modtageren. Der gælder ikke nogen almindelig regel om, at afgørelser skal være
skriftlige. Det fremgår dog undertiden af lovgivningen, at afgørelser skal
gives skriftligt. Det er desuden antaget, at særligt indgribende
afgørelser skal være skriftlige. En offentlig myndighed bør i sin afgørelse - inden for rimelige rammer - kommentere de relevante synspunkter, som borgeren har fremført.
Normalt sendes afgørelser i konkrete sager med almindelig post. En myndighed bør dog, hvis der er et særligt behov, sørge for, at borgeren omgående får besked om afgørelsen, f.eks. telefonisk eller pr. telefax. | ||
Retsregler om partshøring
Forvaltningsloven indeholder regler om partshøring m.v. (§§ 19-21).
Formålet er først og fremmest at inddrage sagens parter i behandlingen af
sagen. Af disse regler følger det, at myndighederne i et vist omfang skal
give en sags parter lejlighed til at udtale sig om sagens faktiske
grundlag, før afgørelsen træffes. God forvaltningsskik kan indebære, at sagens parter eller andre berørte
borgere i videre omfang bør have lejlighed til at udtale sig, før sagen
afsluttes. | ||
Orientering om sagens gang
En offentlig myndighed er ikke forpligtet til at holde en borger
orienteret om alt, hvad der sker i løbet af sagsbehandlingen. Hvis en myndighed f.eks. afviser en borgers anmodning om at indhente yderligere oplysninger i en sag, bør borgeren orienteres om det, før sagen afgøres. Det gælder især, hvis der er rimelig grund til at tro, at borgeren i så fald selv vil have væsentlige supplerende oplysninger til sagen.
Hvis en myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter, at
sagen er modtaget, bør borgeren have besked om det. Rykkerbreve fra en borger bør i almindelighed besvares omgående. Sagen udsættes (stilles i bero)Udsættes en sag - f.eks. på en anden myndigheds afgørelse eller en domstolsafgørelse - bør borgeren have besked om det. Beskeden bør være skriftlig. Genoptagelse af en sagBorgeren bør efter omstændighederne have besked, hvis en afsluttet sag genoptages. Skriftlig bekræftelse af mundtlige aftalerEn myndighed bør i nogle tilfælde skriftligt bekræfte indholdet af en aftale mv. med en borger, når aftalen er indgået mundtligt. | ||
Efter forvaltningslovens § 7 skal en myndighed i sager, hvor der
træffes afgørelser, i fornødent omfang yde vejledning og bistand til
personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens
sagsområde.
Efter forvaltningslovens § 7 skal en myndighed, der modtager en
skriftlig henvendelse, som ikke vedrører myndighedens sagsområde, sende
henvendelsen videre til rette myndighed. Videresendelsen bør ske så
hurtigt som muligt. Ved telefonisk eller personlig henvendelse bør en myndighed også oplyse borgeren om, hvilken myndighed der kan behandle sagen. Oplysning om klageadgangEfter forvaltningslovens § 25 skal en skriftlig afgørelse, hvor der kan
klages til en anden myndighed, være ledsaget af en klagevejledning. Det
gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver borgeren medhold. | ||
Klage over, at retsregler om
sagsbehandling ikke er overholdt
Samtidig med at man klager over afgørelsens indhold til en
klageinstans, kan man normalt klage over, at reglerne om sagsbehandlingen
ikke er blevet overholdt. Hvis borgeren er utilfreds med myndighedens behandling af sagen, bør
borgeren i første række henvende sig til myndigheden selv. Det er mest
naturligt først at kontakte den pågældende sagsbehandler. Herefter kan der
klages til myndighedens ledelse. Vedrører klagen en kommune, kan der
klages til borgmesteren, som er den øverste daglige leder af den kommunale
forvaltning, eller til kommunalbestyrelsen - i amtskommunen
amtsborgmesteren eller amtsrådet.
|